Większość przedszkoli, z którymi rozmawialiśmy, nie szukała systemu, dopóki nie policzyła, ile czasu naprawdę pochłania papierkowa robota. Oto pięć sygnałów, które warto sobie odhaczyć — jeśli rozpoznajesz co najmniej dwa, prawdopodobnie już wiesz, co dalej.
01 Lista obecności wciąż jest na kartce
Rano ktoś przepisuje ją ręcznie na tablicy albo w zeszycie, wieczorem — do arkusza rozliczeniowego. Jeśli dziecko nie przyjdzie, trzeba o tym pamiętać i nie zapomnieć przenieść informacji dalej, do wyżywienia i do statystyk.
Dwa stany — obecny / nieobecny — zaznaczane jednym kliknięciem, a rodzic może zgłosić nieobecność sam, z wyprzedzeniem, z telefonu.
02 Ktoś ręcznie liczy, komu odjąć dzień wyżywienia
Nieobecność dziecka powinna od razu obniżyć opłatę za wyżywienie na dany dzień — w praktyce to zwykle osobna tabela, w którą trzeba przepisać dane z listy obecności, licząc, żeby się nie pomylić.
Opłata za wyżywienie przelicza się sama na podstawie zgłoszonych nieobecności — bez przepisywania niczego między arkuszami.
03 Rodzice piszą o wszystkim w jednym grupowym czacie
Jadłospis, zdjęcia z wycieczki, pytanie jednego rodzica o alergię dziecka — wszystko ląduje w tej samej, głośnej rozmowie. Trudno cokolwiek później znaleźć, a prywatne pytanie widzą wszyscy.
Osobny, prywatny wątek wiadomości dla każdego dziecka — widoczny tylko dla jego rodziców i personelu.
04 Rekrutacja to stos zgłoszeń i osobny Excel
Formularz papierowy albo mailowy, ręczne wpisywanie do arkusza, telefon do rodzica z pytaniem, czy nadal jest zainteresowany — łatwo zgubić zgłoszenie albo nie wiedzieć, kto już czeka najdłużej.
Formularz zapisu online, lista oczekujących w jednym miejscu i akceptacja wysyłana mailem bez ręcznego przepisywania.
05 Nikt nie wie, kto zapłacił za wycieczkę czy nocowankę
Wydarzenie dodatkowe zwykle oznacza osobną listę na kartce albo w zeszycie, do której trzeba zaglądać i dopytywać, kto już wpłacił, a kto jeszcze nie.
Zapisy na nocowanki i wydarzenia z licznikiem chętnych i odznaczaniem wpłat jednym kliknięciem.
Rozpoznajesz swoje przedszkole w co najmniej dwóch punktach?
Pokażemy Wam system na Waszych realiach — 30 minut, bez zobowiązań.