Rozliczanie wyżywienia wygląda na proste zadanie, dopóki nie policzy się, ile razy w miesiącu ktoś ręcznie odejmuje dzień nieobecności od kwoty do zapłaty. To jedno z najczęstszych źródeł pomyłek w księgowości przedszkola — oto jak wygląda to bez ręcznego liczenia.
01 Dzień nieobecności trzeba ręcznie odjąć od kwoty
Każda zgłoszona lub zaznaczona nieobecność powinna obniżyć opłatę za wyżywienie na dany dzień. W praktyce ktoś musi to policzyć — stawka dzienna razy liczba dni — i przepisać wynik do rachunku, licząc, żeby się nie pomylić.
Opłata za wyżywienie przelicza się automatycznie na podstawie zaznaczonych obecności — nie trzeba nic liczyć ani przepisywać ręcznie.
02 Stawka za posiłek zmienia się w trakcie miesiąca
Podwyżka cen czy zmiana dostawcy cateringu w połowie miesiąca to zwykle dodatkowa runda przeliczania w Excelu, żeby uwzględnić nową stawkę tylko od dnia zmiany.
Stawkę dzienną ustawiasz raz w ustawieniach — system stosuje ją do wszystkich naliczeń automatycznie, bez ręcznej korekty.
03 Czesne i wyżywienie to dwie osobne kwoty do zsumowania
Rodzic dostaje jedną kwotę do zapłaty, ale w tle to zwykle dwa osobne rozliczenia, które trzeba było ręcznie dodać do siebie i nie pomylić przy wpisywaniu.
Pobyt i wyżywienie liczone są razem, na jednym miesięcznym rachunku dla każdego dziecka — bez ręcznego sumowania.
04 Nikt nie wie, kto ma zaległość, dopóki nie policzy ręcznie
Zaległości w opłatach zwykle wychodzą na jaw dopiero pod koniec miesiąca, gdy ktoś usiądzie do arkusza i porówna wpłaty z należnościami.
System na bieżąco pokazuje listę nieopłaconego czesnego i wyżywienia, z automatycznymi przypomnieniami do rodziców.
Rozliczenia same się przeliczają, a Wy macie mniej papierkowej roboty.
Pokażemy Wam to na Waszych realiach — 30 minut, bez zobowiązań.