Informacje o danych

Polityka prywatności
aplikacji i-przedszkole

Ostatnia aktualizacja: 7 października 2026

Ten dokument opisuje przetwarzanie danych w aplikacji i-przedszkole (panel dyrektora, personelu oraz Strefa Rodzica — na stronie i w aplikacji na Androida), używanej przez placówki (przedszkola, żłobki) do codziennej pracy: obecności, rozliczeń, ogłoszeń, jadłospisu, zdjęć, wiadomości, zapisów i zadań rodzinnych. Nie opisuje strony ofertowej i-przedszkole.com — tę politykę znajdziesz pod adresem polityka-prywatnosci.html.

Kto administruje danymi

Konta i logowanie

Do aplikacji logują się: dyrektor, personel (nauczyciele i inni pracownicy z kontem) oraz rodzice. Konto rodzica i pracownika zakłada placówka — nie ma otwartej, samodzielnej rejestracji. Przechowujemy adres e-mail, hash hasła (nie samo hasło) oraz, dla personelu, przypisaną rolę decydującą o zakresie dostępu w aplikacji.

Dane dzieci i rodzin

Na potrzeby prowadzenia placówki przetwarzane są: imię, nazwisko i data urodzenia dziecka, dane kontaktowe opiekunów, informacje o grupie, obecności, rozliczenia (kwoty i statusy płatności — bez obsługi kart płatniczych w aplikacji), zgłoszenia rekrutacyjne, zapisy na wydarzenia (np. nocowanki), odpowiedzi rodziny na zadania weekendowe oraz osoby upoważnione do odbioru dziecka wraz z numerem dokumentu potwierdzającego upoważnienie. Odpowiedź na zadanie zapisujemy na poziomie konta rodzica jako „Zrobione” albo „Tym razem nie”; moduł nie wymaga przesyłania zdjęć i nie tworzy rankingu dzieci. Pole uwag o dziecku może zawierać informacje o alergiach lub inne informacje zdrowotne, jeśli placówka lub opiekun je tam wpiszą — to Twoja lub placówki decyzja, jakie informacje tam się znajdą.

Danych dzieci nie wprowadzają dzieci samodzielnie — aplikacja nie jest przeznaczona do samodzielnego korzystania przez dzieci; dane wprowadzają rodzice, opiekunowie i personel placówki.

Pobieranie paczek pamiątek

Rodzic może zlecić prywatną paczkę ZIP z dostępnych zdjęć, opublikowanych bajek (tekst i nagranie) oraz spisu plików. Zapisujemy właściciela i pobyt, czas zlecenia, status i termin paczki oraz referencje wersji i sumy kontrolne plików. Paczka jest dostępna maksymalnie 72 godziny, nie dłużej niż okno pamiątek. Każde pobranie wymaga zalogowania oraz ponownej kontroli uprawnień i materiałów. Wycofanie materiału może unieważnić całą gotową paczkę; można wtedy zlecić nową z pozostałych materiałów. Wygasłe i niepotrzebne paczki są usuwane przez kolejkę, a metadane wygasłych paczek nie wcześniej niż po upływie doby od zlecenia. W aplikacji Android plik trafia do prywatnej pamięci podręcznej i systemowego udostępniania; cache jest czyszczony przy następnym uruchomieniu, kolejnym eksporcie lub utracie sesji. Kopia zapisana w innej aplikacji albo na urządzeniu pozostaje pod kontrolą odbiorcy.

Zakończenie pobytu i pamiątki

Dyrektor potwierdza rzeczywistą datę zakończenia własnym hasłem. Zapisujemy datę, czas i identyfikator potwierdzającego oraz wersję uprawnień sesji. Dotychczasowe sesje rodzica są unieważniane; ponowne logowanie zachowuje dostęp do aktywnego rodzeństwa. Od następnego dnia po zakończeniu rodzic ma dla tego pobytu wyłącznie ograniczony dostęp do potwierdzonego zakresu zdjęć i opublikowanych bajek, przez 30 dni kalendarzowych w czasie Warszawy. Dostęp wygasa o północy rozpoczynającej 31. dzień po zakończeniu. Wcześniejszych niepotwierdzonych okresów grupy nie odtwarzamy, a późniejsze materiały nie są dołączane. Materiały usunięte, zmienione lub wycofane mogą przestać być dostępne wcześniej. Wygaśnięcie dostępu nie jest automatycznym usunięciem dokumentacji ani zakończeniem obsługi wniosków o dane; w tej sprawie należy kontaktować się z placówką. Kopii pobranych przez rodzica nie można zdalnie wycofać.

Wygaśnięcie umowy i aneksy

Zapisujemy oznaczenie i okres umowy oraz aneksu, powiązanie aneksu z umową, identyfikator osoby wprowadzającej wpis i datę. Po wygaśnięciu zarejestrowanego okresu umowy rodzic zachowuje zwykły dostęp przez 30 dni kalendarzowych; dyrektor może przedłużyć sam dostęp do wskazanej daty, zapisując uzasadnienie i historię decyzji. Przechowujemy techniczny rejestr wysyłki powiadomienia o terminie dla danego konta i pobytu, aby ograniczać powtórzenia. Powiadomienie na urządzeniu nie zawiera danych dziecka ani szczegółów umowy; termin rodzic widzi po zalogowaniu. Nie przesyłamy papierowych umów i aneksów. Wygaśnięcie dostępu nie usuwa automatycznie danych, nie zamyka faktycznego pobytu i nie blokuje praw wynikających z dostępu do innych dzieci. Szczegóły okresu dostępu opisuje regulamin aplikacji.

Ewidencja pobytu i zakres rodzica

Placówka może zapisywać datę rozpoczęcia pobytu, oznaczenia i okresy umów, identyfikator osoby wprowadzającej umowę oraz historię zmian grupy od rozpoczęcia ewidencji. Wcześniejsze okresy nie są odtwarzane bez potwierdzonych danych. Dostęp rodzica wynika z przypisania konta do dziecka i opiekuna; zapisujemy początek uprawnienia oraz, gdy zostały określone, jego termin lub odwołanie. To przypisanie określa także odbiorców powiadomień. Zmiana grupy, przedłużenie umowy i sam status karty nie oznaczają automatycznego zakończenia pobytu ani usunięcia danych. Czas przechowywania ustala placówka według zasad opisanych poniżej.

Rozliczanie zajęć dodatkowych

Dyrektor określa osobno dla każdych zajęć, czy ich opłata jest doliczana do rozliczenia placówki, czy zajęcia rozlicza bezpośrednio z rodzicem zewnętrzna firma lub prowadzący. Zapisujemy sposób rozliczania, opcjonalną nazwę firmy widoczną dla rodzica oraz historię zmiany i identyfikator dyrektora. Zajęcia rozliczane poza placówką nie tworzą nowych należności ani wpłat w aplikacji. Wcześniej zapisane należności placówki zachowują kwoty i historię. Aplikacja nie przekazuje danych rodziny firmie zewnętrznej i nie przechowuje jej umów ani danych bankowych w tym module.

Wpłaty i import wyciągów bankowych

Dyrektor może ręcznie zapisać wpływ lub wybrać wpływy z wyciągu XML/CSV. Na potrzeby rozliczeń przechowujemy datę i kwotę wpłaty, nazwę nadawcy, numer rachunku nadawcy i placówki (jeśli występują w pliku), tytuł, identyfikator operacji bankowej, powiązanie z dzieckiem oraz zatwierdzony podział na należności. Zachowujemy też historię korekt i identyfikatory osób potwierdzających rozliczenia.

Cały plik wyciągu jest przetwarzany wyłącznie w pamięci serwera i nie jest zapisywany jako załącznik. Do bazy trafiają tylko wybrane wpływy, bez salda konta i operacji wychodzących. Nie łączymy się z bankiem, nie znamy danych logowania do bankowości i nie zlecamy przelewów. Dane nie są w tym celu przesyłane do zewnętrznego dostawcy. Dostęp do rejestru ma wyłącznie dyrektor danej placówki.

Po osobnym potwierdzeniu dyrektora rachunek nadawcy może zostać zapamiętany jako podpowiedź dziecka przy kolejnych wpływach. Taką podpowiedź można usunąć w karcie rozliczeń. Ten sam rachunek może dotyczyć rodzeństwa; przypisanie i rozliczenie zawsze wymagają potwierdzenia. Układ kolumn CSV jest zapamiętywany lokalnie w przeglądarce, bez kwot, numerów rachunków i treści operacji.

Czas przechowywania ewidencji finansowej ustala placówka na zasadach opisanych poniżej. Anulowanie błędnego wpisu cofa jego rozliczenie, lecz zachowuje historię; nie jest zwrotem pieniędzy. Zwykłe usunięcie karty dziecka z historią rozliczeń jest zabezpieczone przed utratą ewidencji — placówka może dezaktywować dziecko, a wnioski dotyczące danych finansowych rozpatruje administrator.

Wiadomości, ogłoszenia i zdjęcia

Aplikacja umożliwia wiadomości między personelem a rodzicem, ogłoszenia placówki oraz albumy ze zdjęciami z życia grupy. Treść wiadomości i zdjęcia są dostępne dla uprawnionych osób w placówce oraz rodzica danego dziecka (lub całej grupy/placówki, zgodnie z tym, do kogo skierowano ogłoszenie lub album). Powiadomienia push o nowej wiadomości nie zawierają jej treści — pokazują tylko informację, że wiadomość czeka w aplikacji.

Moduł „Nasza Bajka” i OpenAI

Jeżeli placówka włączy dodatkowy moduł „Nasza Bajka”, dyrektor lub nauczyciel może wprowadzić pomysły fabularne wybrane wspólnie z dziećmi, np. fikcyjne imię i wygląd bohatera, miejsce przygody oraz jej cel wychowawczy. Aplikacja zachęca do używania fikcyjnych postaci i niewprowadzania imion, nazwisk ani innych danych pozwalających rozpoznać dziecko.

Dopiero po osobnym poleceniu nauczyciela materiał fabularny jest przesyłany przez zabezpieczony backend do OpenAI w celu automatycznej kontroli bezpieczeństwa i przygotowania roboczego tekstu bajki. Nie przesyłamy w tym żądaniu konta użytkownika, adresu e-mail, nazwy grupy ani listy dzieci. Korzystamy z API z wyłączonym zapisywaniem odpowiedzi do późniejszego użycia (store: false). OpenAI informuje, że danych API nie wykorzystuje domyślnie do trenowania modeli; dane mogą jednak trafić do logów kontroli nadużyć przechowywanych standardowo do 30 dni. Szczegóły opisuje dokumentacja przetwarzania danych OpenAI API. Przetwarzanie przez tego dostawcę może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie stosowanych przez niego mechanizmów prawnych.

Wersja wygenerowana i poprawiona przez nauczyciela, informacje o jej zatwierdzeniu oraz techniczne dane użycia (model i liczba tokenów) są przechowywane w bazie danej placówki. Nauczyciel musi przeczytać i jawnie zatwierdzić tekst przed dalszym użyciem. Bajkę można usunąć w module; jej kopia może pozostać czasowo w kopiach zapasowych na zasadach opisanych poniżej.

Obrazek do bajki

Po zatwierdzeniu tekstu aplikacja automatycznie przygotowuje jeden obrazek do bajki. Opis sceny powstaje z wyborów dokonanych w kreatorze (świat opowieści, cel wychowawczy, bohater, miejsce i kłopot) i jest wysyłany przez zabezpieczony backend do OpenAI. Nie przekazujemy w tym żądaniu treści bajki, konta użytkownika, adresu e-mail, nazwy placówki, nazwy grupy ani danych dzieci. Instrukcja zabrania umieszczania na obrazku napisów oraz rysowania prawdziwych dzieci i twarzy ludzi.

Gotowy obrazek jest zapisywany na serwerze placówki razem z informacją o modelu i dacie powstania. Widzi go personel w panelu, a po udostępnieniu bajki także rodzice dzieci z danej grupy — z informacją, że powstał z pomocą AI. Nauczyciel lub dyrektor może w każdej chwili narysować obrazek ponownie albo go usunąć; usunięcie bajki usuwa również obrazek.

Czytanie bajki głosem i ElevenLabs

Po zatwierdzeniu tekstu nauczyciel może osobnym poleceniem zlecić przygotowanie nagrania. Zatwierdzony tytuł i treść bajki są wtedy przesyłane przez zabezpieczony backend do ElevenLabs, który zwraca plik dźwiękowy z czytaniem lektorskim. Nie przesyłamy konta użytkownika, adresu e-mail, nazwy placówki, nazwy grupy ani listy dzieci. Przetwarzanie przez tego dostawcę może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie stosowanych przez niego mechanizmów prawnych; zasady opisuje polityka prywatności ElevenLabs.

Gotowe nagranie jest zapisywane na serwerze placówki razem z informacją o wybranym głosie, długości nagrania i liczbie znaków użytych do jego przygotowania. Nagranie odtwarza personel w panelu, a po osobnej decyzji nauczyciela lub dyrektora także rodzice dzieci z danej grupy w Strefie Rodzica. Udostępnienie bajki rodzicom wysyła powiadomienie push bez treści bajki. Nauczyciel może w każdej chwili cofnąć udostępnienie, a usunięcie bajki usuwa również jej nagranie; kopia może pozostać czasowo w kopiach zapasowych na zasadach opisanych poniżej.

Powiadomienia push

Aplikacja wysyła powiadomienia o ogłoszeniach, zdjęciach, wiadomościach, jadłospisie, nocowankach, zadaniach weekendowych, dniach wolnych i odbiorze dziecka. W przeglądarce korzystamy ze standardu Web Push, dostarczanego przez usługę push przeglądarki (np. Google, Mozilla, Apple — zależnie od przeglądarki). W aplikacji na Androida korzystamy z Firebase Cloud Messaging (Google) — w tym zakresie identyfikator urządzenia (token) oraz dane techniczne dostawy powiadomienia przetwarza Google, zgodnie z informacją o prywatności Firebase; może to obejmować przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Wylogowanie z aplikacji usuwa powiązaną z danym urządzeniem subskrypcję powiadomień.

Pogoda

Strefa Rodzica może pokazywać aktualną pogodę przy godzinach otwarcia placówki. Zapytanie o prognozę wysyłane jest do serwisu MET Norway dla stałych współrzędnych placówki ustawionych przez dyrektora — nie na podstawie lokalizacji GPS Twojego telefonu. Przy zapisywaniu miasta placówki jego współrzędne są jednorazowo wyszukiwane w usłudze Nominatim korzystającej z danych OpenStreetMap. Do tych usług nie przekazujemy danych rodzica ani dziecka.

Poczta e-mail

Zaproszenia do aplikacji (dla rodziców i personelu) oraz e-maile o przyjęciu w rekrutacji wysyłamy przez skrzynkę Gmail (Google) powiązaną z placówką lub z i-przedszkole.com. Treść tych e-maili (adres, imię, link aktywacyjny) przechodzi w tym celu przez infrastrukturę Google.

Historia zgłoszeń i naliczanie posiłków

Przechowujemy historię zgłoszenia i cofnięcia nieobecności: dziecko, dzień pobytu, czas przyjęcia zgłoszenia przez serwer, identyfikator i imię oraz nazwisko zgłaszającego opiekuna, a także informację, czy zgłoszenie dotarło do godziny 7:00 czasu polskiego. Kolejne zmiany są dopisywane, nie zastępują wcześniejszych wpisów. Na tej podstawie pokazujemy koszt cateringu w kalendarzu i zapisujemy migawkę rozliczenia zatwierdzonego przez dyrektora po zakończeniu miesiąca. Rodzic widzi tylko historię i opłaty swoich dzieci; dyrektor dane swojej placówki. Historia służy weryfikacji rozliczeń i podlega opisanej poniżej retencji oraz obsłudze wniosków przez placówkę. Usunięcie konta rodzica nie usuwa automatycznie historii rozliczeń. Moduł nie wysyła zgłoszeń do zewnętrznej firmy cateringowej i nie wprowadza nowych uprawnień urządzenia.

Gdzie przechowujemy dane

Dane placówki przechowywane są w bazie danych na serwerze w Niemczech (Unia Europejska), dedykowanym dla systemu i-przedszkole. Zdjęcia i pliki (dokumenty, załączniki) przechowywane są na tym samym serwerze.

Reguły retencji i wnioski o dane

Dyrektor placówki może prowadzić rejestr wersji zasad przechowywania dla dokumentów, wiadomości, obecności, rozliczeń i pamiątek. Zapisujemy cel, podstawę i okres przeglądu dokumentacji, rodzaj placówki, oznaczenie kwalifikacji, osobę odpowiedzialną oraz identyfikator i czas zatwierdzenia. Panel może zapisywać wstrzymanie dla określonej kategorii z powodem, osobą odpowiedzialną, terminem przeglądu i historią zwolnienia. Upływ terminu jest sygnałem do przeglądu; nie usuwa danych ani nie zwalnia wstrzymania.

Wnioski o dostęp lub usunięcie można nadal składać drogą kontaktową placówki po wygaśnięciu dostępu do aplikacji. Rejestr obejmuje powiązanie z pobytem dziecka, rodzaj i oznaczenie sprawy, datę wpływu, termin odpowiedzi, stan obsługi, oznaczenie potwierdzenia weryfikacji tożsamości i wysłanej odpowiedzi, decyzję oraz historię czynności dyrektora. Rejestr nie służy przechowywaniu skanów dokumentów tożsamości ani pełnej treści dokumentacji dziecka. Dostęp ma tylko dyrektor danej placówki; panel nie wysyła odpowiedzi i nie wykonuje automatycznego usuwania. Czas przechowywania rejestru spraw i historii decyzji wymaga odrębnego ustalenia przez placówkę. Nie przywraca to dostępu rodzica ani nie przedłuża ważności paczek ZIP. Funkcja nie korzysta z nowych usług zewnętrznych i nie wymaga nowych uprawnień Androida.

Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez czas korzystania placówki z systemu oraz później przez czas potrzebny do rozliczenia usług i wypełnienia obowiązków prawnych placówki lub System Sales. Nie posiadamy obecnie zautomatyzowanego mechanizmu usuwania poszczególnych danych po z góry określonym czasie — usunięcie konkretnych danych lub konta odbywa się na wniosek, zgodnie z ustaleniami z placówką. Kopie zapasowe powstają codziennie. Kopie dzienne przechowujemy do 14 dni, tygodniowe do 56 dni, a miesięczne do 90 dni. Dane usunięte z bieżącej aplikacji mogą do końca tego okresu pozostać w chronionej kopii, używanej wyłącznie do odtworzenia systemu po awarii.

Bezpieczeństwo

Połączenie z aplikacją jest szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy w postaci zahaszowanej, nie w postaci czytelnej. Dostęp do funkcji w aplikacji jest ograniczony rolą konta — np. rejestr bankowy, ustawienia placówki i dane personelu widzi tylko dyrektor, a rodzic może sprawdzić opłaty i historię zgłoszeń wyłącznie swoich dzieci.

Twoje prawa

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wniosek dotyczący danych w aplikacji Twojej placówki złóż najpierw u administratora, czyli w placówce; możesz też napisać na kontakt@i-przedszkole.com.

Usunięcie konta

Jak złożyć wniosek, co zostaje usunięte, a o czym decyduje placówka, opisuje osobna strona Usunięcie konta i danych. W skrócie: skontaktuj się z placówką albo napisz na kontakt@i-przedszkole.com, podając adres e-mail konta i nazwę placówki.